Planung und Verhandlung von Betriebsänderungen: Kommunikation (Teil 2 von 5)

Die initiale Kommunikation der geplanten Maßnahmen ist der Startpunkt für den Veränderungsprozess. Die Basis dafür bildet das Transformationskonzept mit seinen Kernbestandteilen. Mit der Kommunikation müssen alle wesentlichen Stakeholder angesprochen und abgeholt werden.

Nach unserer Erfahrung erfolgt hier die wesentliche erste Weichenstellung für das Gelingen der Transformation. Daher sollte bereits parallel zur Erstellung des Transformationskonzepts mit Priorität daran gearbeitet werden.

Wesentliche Punkte für das Kommunikationskonzept sind:

• Die Erstellung einer umfassenden Stakeholder-Map mit allen wesentlichen Interessengruppen, u.a. Anteilseigner, Arbeitnehmer, Banken und Kreditversicherer, Kunden und Lieferanten sowie lokale Politiker (z.B. Abgeordnete, Bürgermeister)
• Die Zusammenfassung der Kernbotschaften, die in allen verwendeten Dokumenten enthalten sein sollten
• Ein detaillierter Fahr- und Zeitplan für den Tag der Erstinformation (Wer, Was, Wann, Wo), dabei ist auch zu berücksichtigen, dass bestimmte Gremien in einer festgelegten Reihenfolge zu informieren sind
• Die Bereitstellung der entsprechenden prozessbezogenen Dokumente, z.B. fristgerechte Ladungen für Sitzungen des Aufsichtsrats, Gesellschafterbeschlüsse oder Mitteilungen an den Kapitalmarkt
• Die Vorbereitung der jeweiligen Dokumente für die im Zeitplan enthaltenen Termine, z.B. Präsentationen für die Information des Betriebsrates oder Mitarbeiterversammlungen sowie Pressemitteilungen, Sprechzettel und Q&A-Dokumente. Auch die Kommunikation in sozialen Netzwerken sollte hier Berücksichtigung finden

Der frühe Beginn der Vorbereitungen ist erfolgskritisch. Erfahrungsgemäß braucht es eine Vielzahl von Abstimmungen mit diversen Beteiligten, bisweilen wird um einzelne Worte gerungen.

Je komplexer die Transformation, desto empfehlenswerter ist externer Support durch eine erfahrene Kommunikationsagentur, die Prozess und Dokumente steuert sowie sicherstellt, dass die Kernbotschaften in allen Dokumenten enthalten sind. Selbstverständlich empfiehlt sich dabei auch das Aufsetzen eines regelmäßigen Kommunikationsprozesses während der gesamten Transformationsphase – nicht nur zu Beginn in der Informationsphase.